topmenu

Algemene voorwaarden zaalverhuur Examenadviesburo

Versie 1.2 27 juni 2018

1. Formulier zaalhuur
a) Voor het huren van een zaal bij Examenadviesburo dient de aanvrager via de website www.zalenverhuurnieuwegein.nl het reserveringsformulier volledig en naar waarheid in te vullen.
b) De reservering dient uiterlijk drie werkdagen voor de reserveringsdatum ontvangen te zijn door Examenadviesburo.
c) De aanvrager ontvangt een bevestiging met prijsopgave om uw reservering te bevestigen.
d) Het honoreren van aanvragen voor zaalhuur gebeurt op basis van beschikbaarheid. De aanvraag die het eerst wordt ingediend, wordt het eerst verwerkt. Wanneer de gewenste of benodigde zaal of apparatuur op de gewenste dag reeds in gebruik is, wordt de aanvrager hiervan tijdig op de hoogte gesteld.

2. Definitie van dagdelen
a) Het dagdeel ‘ochtend’ duurt van 8:30 uur tot 12:30 uur.
b) Het dagdeel ‘middag’ duurt van 12:30 uur tot 17:30 uur.
c) Het dagdeel ‘avond’ duurt van 17:30 uur tot 22:00 uur.

3. Annulering en wijziging van de reservering
a) Een aanvraag voor zaalhuur kan tot 5 werkdagen voor de gereserveerde datum kosteloos geannuleerd worden.
b) Wanneer de aanvraag 3 tot 5 werkdagen voor de gereserveerde datum geannuleerd wordt, is de aanvrager 50% van de totale kosten verschuldigd.
c) De aanvrager dient het volledige bedrag te betalen indien de aanvraag minder dan 3 werkdagen voor de gereserveerde datum annuleert.
d) Wijzigingen in het aantal aanwezigen kunt u tot één werkdag van tevoren doorgeven.
e) Indien de wijzigingen niet tijdig zijn doorgegeven, betaalt de aanvrager het volledige bedrag dat is overeengekomen wanneer er minder aanwezigen zijn dan van tevoren besproken.

4. Het onder optie hebben van een zaal
a) Het is mogelijk een optie op een zaal te nemen indien nog niet bekend is of de reservering definitief doorgaat.
b) Deze optie is geldig tot een maand voorafgaande aan de gereserveerde datum. Indien de optie dan niet wordt omgezet naar een definitieve reservering, komt de optie te vervallen.
c) Wanneer een zaal die onder optie is wordt gereserveerd door een andere partij, heeft de aanvrager 24 uur de tijd om de optie om te zetten naar een definitieve reservering, waarbij de reservering van de andere partij komt te vervallen. Indien dit niet gebeurt, komt de optie te vervallen en heeft de andere partij een definitieve reservering.

5. Catering
a) Bij het huren van de zaal is de aanvrager verplicht het volgende af te nemen:
• Koffie, thee en water
• Bij zaalhuur gedurende de ochtend en middag: lunch
• Bij zaalhuur gedurende de middag en avond: warme maaltijd
b) Het is niet toegestaan zelf eten en drinken mee te nemen en/of te regelen.

6. Betaling
a) De aanvrager ontvangt binnen 7 werkdagen na het gebruik van de zaal en services de factuur.
b) De factuur dient binnen 14 dagen na de factuurdatum betaald te zijn.

7. Aansprakelijkheid
a) Examenadviesburo is niet aansprakelijk voor beschadiging of verlies van goederen die zijn meegebracht door een klant, externe en/of derde.
b) Examenadviesburo is niet aansprakelijk voor welke schade dan ook door de klant, externe en/of derde geleden tenzij de schade het directe gevolg is van opzet of grove schuld van Examenadviesburo. Dit geldt in het bijzonder ook voor schade ontstaan als gevolg van het nuttigen van door Examenadviesburo bereide of geserveerde levensmiddelen en voor schade ontstaan als gevolg van automatiseringsproblemen.
c) De klant, externe en/of derde zijn hoofdelijk aansprakelijk voor alle schade die voor Examenadviesburo is/zal ontstaan als direct of indirect gevolg van wanprestatie (toerekenbare tekortkoming) en/of onrechtmatige daad, waaronder het overtreden van de huisregels, die door de klant, externe en/of derde zijn begaan of door een persoon, dier, stof of zaak die onder hun toezicht staat.

8. Omgang met persoonsgegevens
a) Om gebruik te kunnen maken van onze diensten is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk. Examenadviesburo respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.
b) Bij het doen van een aanvraag voor zaalverhuur via onze website of via e-mail worden de door u verstrekte contactgegevens opgeslagen. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en), om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen en om u te informeren over onze producten, diensten en aanbiedingen. De rechtsgrond voor de verwerking is gelegen in de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van Examenadviesburo. Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.
c) Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Examenadviesburo niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.
d) Examenadviesburo verstrekt overigens geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Dit gebeurt enkel in de gevallen wanneer u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking of Examenadviesburo wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.
e) Examenadviesburo zal passende technische en organisatorische maatregelen (laten) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen, waaronder beperking van toegang, gebruikersverificatie en wachtwoorden, fysieke en netwerkbeveiliging, encryptie van data, versleutelde communicatie en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk.
f) Voor wat betreft uw rechten op inzage, correctie en verwijdering, bezwaar, beperking en gegevensoverdraagbaarheid verwijzen wij naar het privacy statement van Examenadviesburo, dat te vinden is op de website van Examenadviesburo. Hierin is ook informatie te vinden over de Functionaris Gegevensbescherming en toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.
g) In de zaal kunnen camera’s hangen, die door Examenadviesburo gebruikt worden in het kader van examinering. Deze camera’s kunnen zowel beeld als geluid opnemen; ze worden centraal aangestuurd en zijn zodoende niet per zaal uit te zetten. Examenadviesburo verklaart dat de beelden die worden gemaakt ten tijde van de zaalhuur na afloop niet worden teruggekeken, terug beluisterd of op een andere manier verwerkt. Daarnaast verklaart Examenadviesburo dat de camerabeelden automatisch worden vernietigd en dat de benodigde maatregelen zijn genomen om de opgeslagen beelden te beschermen (waaronder beperking van toegang).